เรื่องที่ต้องทำ ถ้าวันนี้ทำงานที่นี่เป็นวันสุดท้าย
จากประสบการณ์ตรงของคนที่ได้ลาออก แล้วได้รับโอกาส กลับเข้ามาทำงานที่เดิมอีกครั้ง พี่อยากจะบอกน้องๆชาว ExcelX ครับ เราสามารถแสดงความเป็นมืออาชีพ ในการลาออกได้ ดังนี้
1. Knowledge Transfer คือ หลังจากที่เรา แชร์ข้อมูล, ความรู้, งานที่เคยทำให้กับเพื่อนๆในทีมแล้ว(พวกเค้าอาจจะจำไม่ได้ทั้งหมด) สิ่งสำคัญที่ ต้องทำควบคู่กันไป คือ ต้องสร้างโฟลเดอร์ หรือ ไฟล์ที่รวบรวมข้อมูลที่เป็นงานทั้งหมดของเราที่เคยทำไว้
พร้อมกับเอกสารที่เป็น Microsoft Word ที่เขียนอธิบายไว้อย่างละเอียดว่า อะไรคืออะไร..ถ้าติดปัญหาจะต้องติดต่อใครบ้าง เพื่อให้คนที่มาทำงานต่อจากเราทำงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น
2. Testimonial Email: เขียนอีเมลถึงทุกคนที่เราเคยส่งไปหา เพื่อบอกลาและขอบคุณความรู้สึกดีๆที่เคยทำงานด้วยกัน
📌ทริค :
ตอนที่พี่ลาออกจากงาน พี่จะไล่รายชื่อ บุคคลที่เคยส่ง อีเมล ไปหาเค้าเหล่านั้น เริ่มจาก a ถึง z
แล้วกล่าวถึงทุกๆคน..คนละ 1 เรื่อง ที่พี่รู้สึกดีๆกับเขา
และอย่าลืม ใส่อีเมลส่วนตัวของเรา ในช่อง CC หรือ BCC เพื่อเก็บ Connection ดีๆเอาไว้ด้วยนะครับ
3. ขอ Social Media ของพวกเขาไว้ คือ ปกติแล้วพี่จะไม่มี LinkedIn รวมถึง โซเชียล มีเดีย แพลตฟอร์ม อื่นๆของเพื่อนที่ทำงาน อยู่เลย.. ก่อนลาออกก็ Connect หรือ Add friend กันไว้ด้วยนะครับเพราะไม่แน่เราอาจจะได้เจอกับพวกเขาอีกในอนาคต
4 เดินไปบอกลาทุกๆคนด้วยตัวเองถ้าทำได้.
หลายคนพอถึง “ทำงานวันสุดท้ายก่อนลาออก” จะกังวลว่าเราจะทิ้งงานไว้ไม่เรียบร้อย หรือทำเอกสาร handover ไม่ครบ จนทีมทำต่อยาก จากประสบการณ์ส่วนตัว วิธีที่ช่วยให้จบสวยที่สุดคือทำ “Knowledge Transfer” ให้เป็นระบบ และเขียนเอกสาร handover แบบที่คนไม่เคยจับงานก็อ่านแล้วไปต่อได้เลย ต่อไปนี้เป็นโครง “ตัวอย่างเอกสาร handover” ที่เราชอบใช้ (ทำเป็นไฟล์ Word/Google Docs แล้วแปะลิงก์โฟลเดอร์รวมไว้หน้าแรก) 1) หน้าปก / สรุปภาพรวมงาน - ชื่องาน/โปรเจกต์: - วัตถุประสงค์ (ทำไปเพื่ออะไร): - สถานะล่าสุด (Done/Doing/Blocked): - สิ่งที่ต้องทำต่อใน 1-2 สัปดาห์หน้า (Next action): 2) รายการงานที่รับผิดชอบ (Worklist) ทำเป็นตารางสั้นๆ จะอ่านง่าย - งาน/Task | ความถี่ | เจ้าของงานที่เกี่ยวข้อง | ลิงก์ไฟล์/ระบบ | หมายเหตุ ตัวอย่าง: - สรุปรายงานประจำสัปดาห์ | ทุกศุกร์ | ทีมการเงิน | \Drive\Report\Weekly | ใช้ไฟล์เทมเพลตชื่อ… 3) ขั้นตอนการทำงาน (SOP แบบย่อ) เขียนเป็นขั้น 1-5 ให้ชัด เช่น - ขั้นที่ 1 ดึงข้อมูลจากระบบ… - ขั้นที่ 2 ตรวจความถูกต้อง (เช็ก 3 จุด: …) - ขั้นที่ 3 ส่งอีเมลแจ้งใคร ใช้หัวข้ออีเมลว่า… ทริค: ใส่ภาพหน้าจอหรือไฟล์ตัวอย่าง (เช่น “ตัวอย่างรายงานที่ถูกต้อง”) จะช่วยมาก 4) แหล่งไฟล์/โฟลเดอร์ (Folder Map) - โฟลเดอร์หลักอยู่ที่ไหน: (ลิงก์) - โครงสร้างโฟลเดอร์: - 01_Admin - 02_Document - 03_Report - ไฟล์สำคัญที่ต้องรู้: (ลิงก์ + อธิบายว่าใช้ทำอะไร) 5) ผู้ติดต่อเมื่อมีปัญหา (Contact / Escalation) ระบุให้ชัดว่าเรื่องไหนถามใคร - ระบบล่ม/สิทธิ์เข้าถึง: IT คุณ… - ข้อมูลตัวเลข/เงื่อนไขการเงิน: คุณ… - อนุมัติขั้นสุดท้าย: คุณ… 6) ความเสี่ยงและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย (Risk & Pitfalls) อันนี้คือหัวใจของ handover ที่ดี เพราะช่วยกัน “พลาดซ้ำ” - จุดที่มักผิด: … - วิธีเช็กก่อนส่ง: … - ถ้าเจอเคส A ให้ทำอย่างไร: … 7) งานค้าง/งานรอการตัดสินใจ (Open items) - รายการ | ใครเป็นเจ้าของการตัดสินใจ | เดดไลน์ | สิ่งที่ต้องการจากทีม พอเอกสาร handover เสร็จ แนะนำให้ทำ 2 อย่างเพิ่มเพื่อให้การส่งต่องานสมบูรณ์: - นัดประชุมสั้นๆ 30-60 นาทีเพื่อ walkthrough เอกสาร (ให้คนรับงานลองทำตาม 1 รอบ) - ส่ง “Testimonial Email/อีเมลบอกลา” แบบสุภาพ พร้อมแนบลิงก์เอกสาร handover และใส่อีเมลส่วนตัว CC/BCC เพื่อเก็บคอนเนกชัน สุดท้าย อย่าลืมคอนเนกต์ LinkedIn หรือโซเชียลที่ใช้ทำงานกันไว้ แล้วถ้าเดินไปบอกลาทีละคนได้จริง บรรยากาศจะจบสวยมาก และช่วยให้เราได้โอกาสดีๆ ในอนาคตอีกด้วย