Share ideas, present numbers to not be boring. ❗️
When we do presentations, we always think about how to make it easier for people to understand and not boring. As in the example, we will divide the numbers instead of the actual financial statements that, if you just see, you can hardly get out of your seat. 😂
Including digesting the data will make us more understandable.
The key point in the presentation is to use as few letters as possible to cut out boring.
# lemon8 # Trending # Present # Presentation # ppt # lomon8 # IT should know # Student # Student
เวลาเจอข้อมูลตัวเลขเยอะๆ (โดยเฉพาะงบการเงิน รายได้-ค่าใช้จ่าย-กำไรสุทธิ หรือแยก “สินทรัพย์หมุนเวียน/ไม่หมุนเวียน”) เรารู้สึกว่าคนฟังจะหลุดง่ายมาก ถ้าเราโยนตารางยาวๆ ลงสไลด์ ดังนั้นทริคที่ช่วยให้ “กราฟ Excel + การนำเสนอ” ดูไม่ชวนง่วง คือทำให้คนฟังเห็นภาพก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียดเท่าที่จำเป็น 1) เริ่มจากคำถามเดียวต่อ 1 สไลด์ ก่อนทำกราฟ ให้ถามตัวเองว่าอยากให้คนดูตอบอะไร เช่น “กำไรสุทธิปีนี้เพิ่มเพราะอะไร” หรือ “ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารกินสัดส่วนเท่าไหร่” พอมีคำถามชัด กราฟจะไม่หลุดประเด็น และลดการยัดทุกอย่างในหน้าเดียว 2) เปลี่ยนตารางเป็นกราฟที่ “อ่านใน 3 วินาที” ถ้าเป็นโครงสร้างค่าใช้จ่าย เราชอบใช้แผนภูมิวงกลมหรือแท่งซ้อน (stacked) ให้เห็นสัดส่วน เช่น ต้นทุนขาย vs ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร จากนั้นใส่ตัวเลขสำคัญแค่ 2–3 จุด (เช่น % หรือยอดรวม) ที่เหลือให้คนอ่านจากภาพรวมแทน 3) ย่อยข้อมูลแบบเลเยอร์ (Overview → Breakdown) สไลด์แรกโชว์ภาพรวม: รายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรสุทธิ (เหมือนหน้าสรุปผู้บริหาร) แล้วสไลด์ถัดไปค่อย “แตก” ทีละส่วน เช่น - ค่าใช้จ่าย: แตกเป็นต้นทุนขาย / ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร / อื่นๆ - สินทรัพย์: แยกเป็นหมุนเวียน (เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ) และไม่หมุนเวียน (ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์) วิธีนี้ทำให้คนฟังตามทัน และรู้สึกว่าเราเล่าเป็นขั้นตอน ไม่ใช่ข้อมูลถาโถม 4) เทคนิคทำกราฟ Excel ให้ดูโปรขึ้น (ที่เราทำบ่อย) - ใช้สีหลัก 1 สี + สีเน้น 1 สี (ที่เหลือเป็นเทาอ่อน) เพื่อดึงสายตาไปจุดสำคัญ - ตัดเส้นกริด (gridlines) และลดองค์ประกอบรกๆ เช่น legend ถ้าใส่ label ที่แท่งได้ - เรียงข้อมูลจากมากไปน้อย และจำกัดหมวดหมู่ไม่เกิน 5–7 รายการ (ถ้าเยอะให้รวมเป็น “อื่นๆ”) - ใส่หน่วยให้ชัด (บาท/ล้านบาท/%) และใช้รูปแบบตัวเลขให้เหมือนกันทั้งไฟล์ 5) เล่า “ข้อสรุป” ให้มากกว่าตัวเลข แทนที่จะพูดว่า “ค่าใช้จ่าย 2.3 ล้าน” เราจะพูดเพิ่มว่า “ค่าใช้จ่ายเพิ่มเพราะต้นทุนขายสูงขึ้น” พร้อมชี้ให้เห็นบนกราฟ 1 จุด คนฟังจะจำเรื่องราวได้มากกว่าจำตัวเลข สรุปของเรา: ถ้าต้องพรีเซนต์ข้อมูลการเงินหรือสถิติ ให้ทำกราฟ Excel ที่อ่านง่าย ย่อยข้อมูลเป็นขั้น ลดตัวหนังสือ และให้แต่ละสไลด์ตอบคำถามเดียว เท่านี้ตัวเลขก็ไม่น่าเบื่อแล้วค่ะ
